REDACCIÓN Martes 5 de noviembre de 2013
El objetivo número uno de cualquier agencia de comunicación y relaciones públicas es, satisfacer a sus clientes. Efectividad y productividad se convierten en los dos pilares básicos para llegar a cumplir esta meta. Sin embargo, las relaciones públicas arrastran dinámicas muy asentadas y provenientes del entorno offline: bases de datos en Excel infinitos y con múltiples versiones, contactos duplicados o acciones repetidas por varios miembros del equipo, descoordinación, envío de notas de prensa masivas que no personalizan el mensaje ni el destinatario, listados manuales de asistentes a un evento en los que es difícil localizar información específica…
Si algo nos ha enseñado el marketing y la publicidad es, la necesidad de adaptarse a las nuevas dinámicas del entorno online. Por ello, el software de comunicación y relaciones públicas, Augure, ha lanzado un whitepaper con los 10 mandamientos que toda agencia de RRPP debería incorporar en su quehacer diario. Atento, porque ahí van los 4 primeros:
1) Sincroniza tus bases de datos de periodistas y contactos en la nube.
El llamado ‘cloud computing’ está cada vez más extendido y si algo evitarás trabajando con un gestor en la nube, es el mantener infinitas versiones de una misma base de datos de Excel en la Red de tu oficina. Contactos que se repiten, a los que se llama dos y hasta tres veces por la falta de comunicación entre los miembros de un mismo equipo… Evitar el cabreo de periodistas depende exclusivamente, de que gestiones eficientemente tu base de datos
2) Clasifica tus contactos de un modo muy segmentado.
Evita incorporar en un mismo listado más de 200 contactos, tomando temáticas como “tecnología” como criterio para clasificar a un grupo de periodistas. Probablemente dentro de éstos, habrán quienes estén especializados en “móviles”, otros en “ordenadores” y algunos estarán mucho más especializados en temáticas como “gadgets para ordenadores”. Generalizando en tu lista de contactos lo único que conseguirás es transmitir mensajes masificados y poco adaptados a las necesidades de cada uno de tus targets. Utiliza un sistema que te permita categorizar tus contactos de este modo y realizar búsquedas por expresiones clave que generen segmentaciones automáticas.
3) Abandona el clipping como única muestra del ROI de tus acciones.
Algo que no ha cambiado prácticamente nada en las agencias y algunos departamentos de relaciones públicas, es la utilización del clipping como reporte de las acciones mensuales o por campaña. Un PDF de 100 páginas lo único que le ofrece a tu cliente es una valoración cuantitativa de tus esfuerzos, pero ¿qué pasa con la evolución de tus acciones?, ¿y la comparación con la competencia en un mismo periodo de tiempo…? Recurrir a informes más profundos de la actividad de tu agencia, con representaciones gráficas que faciliten la interpretación, será probablemente, la mejor fórmula para asegurar la satisfacción de tu cliente.
4) Apuesta por notas de prensa 2.0.
Presenta tu información de un modo visual y atractivo. Los PDF y archivos adjuntos no están mal, sin embargo, es bastante probable que pierdas oportunidades de lectura porque los archivos son demasiado pesados y acaben por bloquear el gestor de correo del periodista; o bien te encuentres con que el email que precede al archivo PDF no sea lo suficientemente embaucador como para atraer la atención de tu lector y que éste acabe descargándolo. Utiliza sistemas que te permitan, a través de plantillas html, incorporar la información directamente en tu correo, incluyendo enlaces a los contenidos externos online que quieras utilizar como soporte. ¡Y que no sea necesario hacer un curso avanzado de programación!
Estas son algunas de las malas prácticas que pueden catapultar la relación de una agencia con su cliente… Sin embargo, estos 10 mandamientos para hacer tu agencia o departamento de relaciones públicas más eficiente, te ayudarán a solventarlos. Puedes consultar también la infografía que los recopila.
