GRUPO PROMOTIVE Martes 2 de octubre de 2012
Buscar una empresa de eventos adecuada es el primer paso que debes dar cuando apuestas por realizar un evento con ayuda de profesionales. El Grupo Promotive te da algunos consejos para hacerlo de forma idónea.
Es crucial encontrar aquella empresa que realmente se adapte a tus necesidades y tenga la capacidad y experiencia para llevarlo acabo de una forma satisfactoria: de principio a fin sin dejar ningún cabo suelto. Optimizando cada paso, podrás encontrar la empresa de eventos que andas buscando.
Tus necesidades
Antes de buscar una agencia de eventos debes definir qué esperas de ella, cuales serán los papeles que cada uno va a desempeñar. Además, conviene saber qué aspectos tenemos claros y definidos y en cuales otros aspectos nos podemos dejar aconsejar por los profesionales, por ejemplo, para nuestro evento estamos seguros de que lo queremos en un espacio al aire libre en el centro de una gran ciudad, pero la elección del cátering adecuado se lo dejamos a cargo de la agencia.
Pedir presupuestos
Con las necesidades de tu evento claras es el momento de ponerte en contacto con las agencias de eventos. Es importante que al pedir un presupuesto recopiles todas las necesidades que anteriormente has listado, explica cada detalle de lo que esperas de la agencia (tipo de evento, localización, número de invitados, etc. ) para así poder recibir un presupuesto completamente acorde a tus necesidades. Esto es bueno para ti como cliente como para la agencia, ya que antes de empezar se conoce el presupuesto detallado por ambas partes y se omiten costes imprevistos inicialmente.
Comparar opciones
Ya está todo hecho por tu parte, sólo queda una cosa: decidir con que empresa de eventos vas a trabajar. En este momento puedes comparar las propuestas que te han hecho llegar las agencias, quizá alguna de ellas cuenta con una idea innovadora que no tenías en mente pero que encaja perfectamente o quizá otra te inspira mucha confianza para trabajar con ellos, en estos casos, el precio no es siempre determinante.
Si tienes alguna duda con el presupuesto, no esperes a ponerte en contacto, estarán encantados de clarificar cualquier aspecto y esta parte es algo a tener también en muy cuenta ya que es la primera toma de contacto en el flujo de trabajo con esa agencia y que tu entiendas y aceptes el presupuesto es su primer objetivo.
Quédate con la mejor
Como paso final, te queda elegir la empresa a la que vas a contratar, con todas las opciones sobre la mesa puedes ir descartando aquellas empresas que no sean competentes, que no te encaje el presupuesto, etc.. en el mejor de los casos, después de este proceso sólo quedan aquellas que encajen bien en las necesidades de tu evento por lo que le llega el momento a las emociones: busca aquella empresa con la que te sientas más cómodo trabajando, aquella que ha aportado algo diferente y que inspire más confianza y capacidad para llevar tu evento a cabo.
